Переезды по Самаре и России
Смена офиса чаще всего сопряжена с развитием предприятия. Тогда сотрудниками переезд на новое место расценивается как позитивный момент в их трудовой биографии. Чтобы не омрачить переселение досадной потерей важных документов или порчей оргтехники, важно правильно организовать быструю и аккуратную перевозку всего, что необходимо для слаженности рабочего цикла.
Существуют специально разработанные с этой целью алгоритмы переезда. Однако, в последние годы большинство предпринимательских субъектов в России стремится поручить осуществление офисного переезда “под ключ” мувинговым компаниям. Опытные перевозчики за вполне демократичное вознаграждение готовы взять на себя ответственность за беспроблемную доставку имущества предприятия, не отвлекая сотрудников и руководство от их основной деятельности.
Условно “дорожная карта” переезда офиса выглядит стандартно:
На первом этапе оценивается решение о целесообразности смены офиса, составляется предварительная калькуляция расходов, и результат сопоставляется с выгодами в будущем. Если сальдо положительное, тогда можно спрогнозировать сроки переселения.
Для реализации второго этапа определите свои требования к подрядчику:
Одновременно готовится тендерная документация, проводятся тендерные торги, определяются условия переезда и заключается договор. В договоре должны быть прописаны принципиально важные пункты об ответственности подрядчика за сохранность имущества заказчика и третьих лиц (арендодателей), о соблюдении оговоренных сроков и об итоговой стоимости услуг.
Следует убедиться в наличии у подрядчика ресурсов, достаточных для осуществления масштабного переезда офиса. Обратите внимание на особенности коммуникации с клиентами: пунктуальность, педантичность, стремление к соблюдению достигнутых договоренностей. Проконтролируйте итоговую стоимость. Она должна включать оплату работы специалистов, стоимость упаковочных материалов и аренды автотранспорта.
Положительным моментом является наличие у перевозчика полиса страхования гражданской ответственности. Также желательна страховка ответственности перед третьими лицами (арендодателем). Если работниками мувинговой компании при демонтаже или погрузочных работах будет повреждена отделка арендуемого вами помещения, то и отвечать будет подрядчик, а не арендатор.
В договоре отражаются все условия переезда:
Когда договор подписан обеими сторонами, назначается лицо, ответственное за подготовку к переезду, из числа специалистов, занимающихся хозяйственным обеспечением предприятия.
Третий этап без преувеличения станет гарантией успешности всего мероприятия. Главная его задача - не допустить растягивания запланированных сроков и удорожания процедуры. Здесь играет роль индивидуальная ответственность каждого сотрудника за подготовку своего рабочего места.
Потребуется заблаговременно составить план расположения мебели в новом помещении с учетом габаритов и площади комнат. Выясните по обоим адресам время работы лифта. Забронируйте удобное место на парковке поближе к выходу из здания для автотранспорта грузоперевозчика. Так вам удастся сэкономить драгоценное время и не выбиться из утвержденного графика переезда.
Личные вещи работников офиса упаковывают в картонные коробки и подписывают крупным шрифтом в верхней и в боковой части. Хрупкий груз перед помещением в короба оборачивают пузырчатой пленкой и обозначают маркером. Оргтехнику и мебель маркируют. На каждую деталь разобранной мебели наклеивают малярный скотч с маркировкой.
Важный нюанс перед выездом из старого офиса - составление акта приема-передачи арендуемого помещения и осуществление окончательных расчетов за аренду и коммунальные услуги.
Держите связь с представителем подрядчика для возможности корректировки первоначального плана действий.
При условии успешной подготовки останется произвести погрузку, доставку, выгрузку и обустройство на новом месте. Для координации действий с мувинговой компанией потребуется назначить дежурного сотрудника, имеющего номера всех контактных телефонов. Распечатайте и раздайте персоналу офиса планы расстановки мебели для ускорения размещения по рабочим местам. Хорошая идея - организовать комнату “находок” (вещей с неопределенной принадлежностью). В скором времени хозяева непременно отыщутся.
Когда рабочие столы сотрудников обустроены, документы помещены в отведенные места, а упаковочные материалы и мусор утилизированы, останется расставить горшки с комнатными цветами, разложить на столах канцелярские принадлежности, подключить оргтехнику и приступить к выполнению служебных обязанностей в новой обстановке с новыми силами!
перебрать вещи, старые и не нужные выбросить. Корпусную мебель разобрать. Посуду и личные вещи упаковать в короба. Короба подписать и отметить хрупкие.
погрузка автомобиля. Транспортировка к месту выгрузки. Выгрузка.
Расстановка мебели и сборка ранее разобранной. Распаковка коробов.
*Стоимость выполнения такелажных работ и переноса тяжелых вещей (предметов) весом свыше 101 кг. определяется из расчета 20 рублей за каждый килограм веса
Стоимость такелажных работ в отношении предметов свыше 401 килограммов определяется по соглашению старо после осмотра имущества