Как происходит переезд в новый офис

Смена офиса чаще всего сопряжена с развитием предприятия. Тогда сотрудниками переезд на новое место расценивается как позитивный момент в их трудовой биографии. Чтобы не омрачить переселение досадной потерей важных документов или порчей оргтехники, важно правильно организовать быструю и аккуратную перевозку всего, что необходимо для слаженности рабочего цикла.

Существуют специально разработанные с этой целью алгоритмы переезда. Однако, в последние годы большинство предпринимательских субъектов в России стремится поручить осуществление офисного переезда “под ключ” мувинговым компаниям. Опытные перевозчики за вполне демократичное вознаграждение готовы взять на себя ответственность за беспроблемную доставку имущества предприятия, не отвлекая сотрудников и руководство от их основной деятельности.

Этапы переезда

Условно “дорожная карта” переезда офиса выглядит стандартно:

• Выработка и принятие решения о переезде.
• Заключение договорных отношений с подрядчиком - мувинговой компанией.
• Подготовительный этап.
• Переезд и обустройство на новом месте.

На первом этапе оценивается решение о целесообразности смены офиса, составляется предварительная калькуляция расходов, и результат сопоставляется с выгодами в будущем. Если сальдо положительное, тогда можно спрогнозировать сроки переселения.

Выбор подрядчика и заключение договора

Для реализации второго этапа определите свои требования к подрядчику:

• наличие разрешительных документов на виды осуществляемой деятельности, свидетельства о регистрации правообладания знаком обслуживания (товарным знаком) и прочих;
• опыт работы в сфере грузоперевозок не менее 7 лет;
• квалифицированный персонал в штате, в том числе служба контроля качества;
• реальные отзывы и рекомендации от клиентов;
• выполнение государственных заказов;
• комплекс оказываемых услуг;
• наличие активов и ресурсов (помещение офиса, автотранспортный парк, упаковочные материалы, инструменты для монтажа (демонтажа) и прочие.

Одновременно готовится тендерная документация, проводятся тендерные торги, определяются условия переезда и заключается договор. В договоре должны быть прописаны принципиально важные пункты об ответственности подрядчика за сохранность имущества заказчика и третьих лиц (арендодателей), о соблюдении оговоренных сроков и об итоговой стоимости услуг.

Следует убедиться в наличии у подрядчика ресурсов, достаточных для осуществления масштабного переезда офиса. Обратите внимание на особенности коммуникации с клиентами: пунктуальность, педантичность, стремление к соблюдению достигнутых договоренностей. Проконтролируйте итоговую стоимость. Она должна включать оплату работы специалистов, стоимость упаковочных материалов и аренды автотранспорта.

Положительным моментом является наличие у перевозчика полиса страхования гражданской ответственности. Также желательна страховка ответственности перед третьими лицами (арендодателем). Если работниками мувинговой компании при демонтаже или погрузочных работах будет повреждена отделка арендуемого вами помещения, то и отвечать будет подрядчик, а не арендатор.

В договоре отражаются все условия переезда:

• реестр имущества;
• последовательность транспортировки;
• график проведения работ;
• перечень услуг;
• конкретные даты начала и окончания переезда (порядок их уточнения);
• ответственность подрядчика за целостность имущества и за соблюдение сроков.

Когда договор подписан обеими сторонами, назначается лицо, ответственное за подготовку к переезду, из числа специалистов, занимающихся хозяйственным обеспечением предприятия.

Подготовительный этап

Третий этап без преувеличения станет гарантией успешности всего мероприятия. Главная его задача - не допустить растягивания запланированных сроков и удорожания процедуры. Здесь играет роль индивидуальная ответственность каждого сотрудника за подготовку своего рабочего места.

Потребуется заблаговременно составить план расположения мебели в новом помещении с учетом габаритов и площади комнат. Выясните по обоим адресам время работы лифта. Забронируйте удобное место на парковке поближе к выходу из здания для автотранспорта грузоперевозчика. Так вам удастся сэкономить драгоценное время и не выбиться из утвержденного графика переезда.

Личные вещи работников офиса упаковывают в картонные коробки и подписывают крупным шрифтом в верхней и в боковой части.  Хрупкий груз перед помещением в короба оборачивают пузырчатой пленкой и обозначают маркером. Оргтехнику и мебель маркируют. На каждую деталь разобранной мебели наклеивают малярный скотч с маркировкой.

Важный нюанс перед выездом из старого офиса - составление акта приема-передачи арендуемого помещения и осуществление окончательных расчетов за аренду и коммунальные услуги.

Держите связь с представителем подрядчика для возможности корректировки первоначального плана действий.

Заключительный этап переезда

При условии успешной подготовки останется произвести погрузку, доставку, выгрузку и обустройство на новом месте. Для координации действий с мувинговой компанией потребуется назначить дежурного сотрудника, имеющего номера всех контактных телефонов. Распечатайте и раздайте персоналу офиса планы расстановки мебели для ускорения размещения по рабочим местам. Хорошая идея - организовать комнату “находок” (вещей с неопределенной принадлежностью). В скором времени хозяева непременно отыщутся.

Когда рабочие столы сотрудников обустроены, документы помещены в отведенные места, а упаковочные материалы и мусор утилизированы, останется расставить горшки с комнатными цветами, разложить на столах канцелярские принадлежности, подключить оргтехнику и приступить к выполнению служебных обязанностей в новой обстановке с новыми силами!